課題全社的に業務プロセス全体の自動化・デジタル化がテーマ

弊社のRPAツール「パトロールロボコン」を2019年からご導入いただいておりますが導入に至った背景を教えてください。

福田：私共は金型用精密金属部品の製造をしています。製造にあたり紙の設計図である、図面に基づいて加工するので、そのあたりの自動化・デジタル化が2019年のテーマでした。
そこで、情報収集を兼ねて、当時開催されていたIT系の展示会に図面のデジタル化やOCRツールを探しに参加したのですが、省力化・省人化の方法としてRPAといったものがあるんだというところに着眼しまして、その中で偶然出会ったコムスクエアさんのパトロールロボコンも選択肢のひとつとして検討を進めていったという感じです。

もともとは、業務のデジタル化という大枠のテーマがあり、その中でRPAがひとつの選択肢として検討が進んだのですね。

福田：そうですね。そういう意味で言うと、展示会の後に、改めてコムスクエアさんから提案を頂いたのですが、その際、「ロボコンっていいですよ、RPAっていいですよ」という一点張りの営業ではなく、我々が考えている業務のデジタル化という枠組みの中で、RPAだけでなくOCRなどを絡めた全体の業務プロセスを理解いただき、自動化をご提案いただいたのが非常に良かったですね。

コムスクエアの営業さんって私が課題はこれって言ったら、これでもか！っていうぐらいにいろいろな提案をしてくれるんですよ。
それがやはり私たちとしたらすごくありがたかったです。どうしても、限られた脳みその中、社内の空気感の中で考えているので、斬新なアイデアが思い当たらないことも沢山あるんですが、そういったところを上手く提案頂けた面はあります。

導入理由ブロック積み上げ型のRPAでは自動化に限界が

「パトロールロボコン」以外にも他のRPAも検討していたかと思いますが、他社のRPAと比較して優れていた点などありましたか？

福田：もちろん有名どころのRPAは見てはいましたが、ほとんどがブロック積み上げ型、フローチャートを作るタイプのものが多くて、自動化できる動きの制限があり、やりたいことをやりきれない印象があったので、綺麗に自動化するのであれば、プログラミングでがっつりシナリオ書くほうがいいのでは、というところに行きつきました。

▲ パトロールロボコンはプログラミング型のRPAツール。他社製品で自動化できない複雑な自動化も実現可能

プログラミング型のRPAという点で導入にあたって苦労した点はありましたか？

福田：弊社内にプログラミングができるエンジニアがいなかったので、まず一番初めに関しては、コムスクエアさんのパートナー企業のエンジニアの方に入っていただいて、シナリオプログラムを作成いただいたところから始まりました。
その後は、システム化、省力化の動きが社内で活発になっていき、社内SEを採用して進めていこうという体制になっていきましたので、そこからは弊社の木下がRubyを覚えて、シナリオを書いています。

シナリオ作成の内製化が進んでいった際、使い勝手はいかがでしたでしょうか。

木下：最初はやはり苦労しました。別の言語でプログラミングの経験はあったのですが、Rubyは一から覚えたので大変でした。
ただ、パッケージ内にサンプルのプログラムがあったので、それをもとにいろいろ組み上げていき、だいたい、2～3ヶ月ぐらいで全体の機能というのは、把握できたと思います。今はまったく問題なく使えていると思います。

シナリオ開発の上ではやはりサンプルシナリオが役立ったということでしょうか？

木下：そうですね。基本はサンプルシナリオを使って、それで一つ一つテストしていって、その動きを理解して、応用していくという感じですね。
この約1年半でシナリオの大小はありますが、恐らく10個くらいのシナリオは作っています。
最新のバージョンではgoogle_chromeの操作も出来るようになったそうなので、そのサンプルも早くほしいですね。

導入効果年間10,000時間を超える業務効率化に成功

「パトロールロボコン」で具体的にはどのような業務を自動化しているのでしょうか？

福田：まず経理業務ですね。これは、もともと人がやっていた作業がロボット（RPA）の挙動に近い、適している業務が多いと思い、一番先に白羽の矢が立った業務です。
具体的には基幹システムの売掛金残高と銀行からの入金データを目で見ていって相違がないかなどをチェックする作業、いわゆる入金消込作業をロボット（RPA）にやらせています。

次に、受注業務の簡素化です。ここに関しては、私たちの仕事の割合の中でかなり時間がかかる部分なので、ここを簡素化できると一番効果がある部分だと感じています。

あと、最近ではロボコンだけで処理を終わらせるのではなくて、入力フォームを別システムで作って、そこに打ち込まれた情報をロボコンで基幹システムに入れる橋渡し的な動きをさせるシナリオが増えてきました。

例えば、私たちには在庫商品というのがありまして、今までは倉庫課がエクセルで在庫管理をして、なくなったらエクセルで発注書を自ら手打ちで作り、印刷して発注部門に渡し、発注部門はその紙を見ながら基幹システムに手入力して、発注書を基幹システムから吐き出したら、それを印刷してFAXを送るという、よくあるアナログなフローでした。
それを入力フォームは別で作って、そこで管理しながらシステム上ではワークフローまで回してしまって、ワークフローが回ってきたらそこでロボコンが基幹システムへ情報を入力し、出来上がった発注書はロボコンがFAXにアクセスをかけて、発注先へ自動で送る。発注が来たらLINE WORKSで社内の担当者にメッセージを飛ばしてくれるので、届いた担当者はそのインターフェースを見に行って、承認をする。そんな、いくつものシステムをロボコンがスムーズにつなげていく橋渡し的な役割を担っています。

▲ パトロールロボコンが発注を一気通貫で自動化

ですので、RPAが本来得意とする同じようなエクセル作業をどんどん繰り返していくというような使い方よりも、橋渡し的な役割、それこそ「ロボコンさん」という人がいて、その人が適切なタイミングで動いて、お知らせしてくれるというイメージですね。

さまざまな業務を自動化していますが、「パトロールロボコン」によりどれだけの時間が削減できたのでしょうか？

福田：経理業務に関しては、元々4人体制だったところを2人体制で業務出来ているので、単純に1日8時間で計算をすると、1ヵ月で320時間×2人分ぐらいですかね。
受注業務で言いますと、今12人がやっていて、1日の内、7，8割はその業務をやるので、1人6時間×12人なので、1日で72時間、月間でいうと1,700時間ほどの時間がかかっていたのですが、完全に自動化すれば50％以上は削減できると思っています。

あとは新規顧客登録や在庫管理など多くのシナリオが動いているので、正確には把握できてはいませんが、全部あわせると年間で軽く見積もって10,000時間は削減できているんじゃないでしょうか。

かなり使い込まれて、多くの業務を自動化されていますね。

福田：会社に費用を出して頂いた以上、フル活用するのが使命なので、必死です（笑）

弊社の社長も本取り組みには注目しておりまして、毎年、お正月に社長から訓示があるんですが、去年の1月は「今年はRPAを大活躍させます」という訓示をされたぐらいです。
やはりこの効果を経営層もしっかり感じているからこそおっしゃられる言葉と私は良い方向で受けとっています。

素晴らしいですね。よく現場では導入して満足してるけど、それがあまり経営層に伝わらずに、自動化プロジェクトが頓挫してしまうケースはお伺いしますが、御社はまさにその逆パターンですね。

福田：おっしゃる通りですね。実務者は逆に自分の仕事を守ろうとしますので、ちょっと毛嫌いするとこがあると思いますけど、うちは逆に経営層の方がもっとやろうぜ！という空気感はありますね。

展望パトロールロボコンという選択肢があるから描ける未来

最後に今後の構想をお聞かせください。

福田：先ほどお話ししました受注処理業務に関しては、実はまだ完全には進んでおらず、お客様独自の設計図、図面をデジタル化するのがなかなか難しい状況です。
コムスクエアさんからご紹介いただいたOCRも入れてはいるのですが、定型のある発注書や図面であれば、ここに、この文字があるはずという予測で座標をもとにデータを取ってきてというのができるのですが、お客様ごとにその都度絵のイメージが違うとなるとOCRで取り込んでも自動処理をすることができません。 受注データの省力化では本当はそこができないと結局人手をかけなければならないので、ここに関しては、もう少しAIやOCRの技術の進歩を待とうと思っています。

あとは、私共の基幹システムは、もうかなり古いものを使っており、ここから5年計画で基幹システムの入れ替えを検討しているので、そこに来た段階でロボコンはもっと活躍してくれる場は増えると思います。 基幹システムの構想自体がRPAがあるからこうしよう、という考え方ができています。
ロボコンは今2ライセンスで回しているのですが、2ライセンスでは回らないねというところまで使い切るべきだと思っていますので、先ほど言った経理処理と受注処理のような入力作業が、ある程度、網羅できてくれば、その先は周辺にある効果は低いけど自動化したほうがいい業務に幅を広げていくことができるのではないかと考えています。